¿Dónde puedo encontrar la información sobre suscripción de convenios?
R// En el Manual Procedimental para la Suscripción de Convenios y el Sistema de Información. En caso de dudas luego de leer el Manual e ingresar al Sistema de Información
¿A quién puedo solicitarle asesoría sobre la suscripción de convenios?
R// Por favor escriba al correo electrónico: convenios@lasalle.edu.co , usted recibirá una respuesta de acuerdo al orden y cantidad de consultas.
¿Cómo puedo realizar una solicitud de suscripción de convenios?
R// Toda solicitud de suscripción de convenios debe realizarse de manera oficial a través de: -Vicerrectores. -Decanos. -Directores de Departamento. Por favor ingrese al Sistema de Información a través de la sección “Suscripción de Convenios”.
¿Cuáles son los documentos que deben ir adjuntos a la solicitud de suscripción de convenios?
R// Favor subirlos en línea a través del Sistema de Información. Para saber qué tipo de documento puede presentar véase Manual de Suscripción de convenios.
¿Cuál es el rol de la DRII?
R// La DRII se encarga de la revisión técnica de la solicitud una vez ésta ha sido aprobado y solicitado a través de los usuarios autorizados. (Véase pregunta No. 3).
¿Cuál es el rol del asesor jurídico de la Rectoría?
R// El asesor se encarga de la revisión jurídica del convenio una vez ha sido revisado por la DRII.
¿A quién puedo solicitar los documentos de representación legal de la universidad cuando han sido solicitados por las instituciones con las que se está realizando el trámite de convenio?
R// Los documentos deberán ser solicitados a través de la facultad o programa académico de manera escrita. Los documentos serán enviados a través de la DRII a la dirección de correspondencia o correo electrónico referenciado en la solicitud.
¿Dónde puedo encontrar los convenios suscritos?
R// Una vez el convenio es suscrito, la DRII envía a la facultad(es) y programa(s) académico(s) que haya(n) realizado la solicitud. Por favor archive de manera física o digital los convenios suscritos que sean recibidos, igualmente podrá acceder al documento a través del Sistema de Información.
¿Qué pasa si no encuentro un convenio en el Sistema de Información y quiero conocer si existe algún vínculo con una institución?
R// Diligencie el formato en línea correspondiente dado que la mayoría de las veces los archivos se encuentran en la Oficina de Archivo Central y desde la DRII se envía la solicitud de préstamo. Este formato lo encuentra en el Sistema de Información y solamente podrá ser diligenciado por los decano(as), director(es) de departamento y vicerrectores.
¿Se puede suscribir un convenio con un formato diferente a los que presenta el Sistema de Información?
R// Sí, para la suscripción de convenios con entidades públicas, estatales y del gobierno o con instituciones que solicitan tener en cuenta sus formatos de manera oficial, la universidad prioriza los formatos de convenios de las mismas, favor solicitar el texto del convenio y remitirlo a la DRII al correo convenios@lasalle.edu.co , para estos casos solamente la DRII está autorizada para subir en línea el formato.
¿Se pueden firmar formatos de proveedores, terceros jurídicos y de registro solicitados por las entidades públicas?
R// Sí, la universidad acepta diligenciar este tipo de formatos sin embargo, tenga en cuenta que estos formatos deberán ser diligenciados y firmados por el rector paralelo a la revisión de las condiciones o del texto del convenio a suscribir. (Véase pregunta 10).
¿Cómo puedo conocer en qué estado está el trámite o solicitud del convenio?
R// Al usted enviar la solicitud a través del Sistema de Información, los pasos generados para la firma del convenio serán notificados automáticamente a su correo electrónico. Usted deberá seguir instrucciones (si aplica) dado que cada solicitud durará vigente en el Sistema de Información por un máximo de 30 días calendario.
¿Quién puede enviar la solicitud de suscripción de convenio para aprobación de la facultad?
R// Los administrativos (todos) y los docentes lasallistas (todos) y la solicitud será aprobada por quien corresponda (decano(a), directores de departamento y vicerrectores), evite que los estudiantes administren los documentos o ingresen al Sistema de Información, no entregue su usuario y clave a nadie. Favor no compartir los convenios firmados con los estudiantes cuando usted acceda al Sistema de Información e imprima el documento, los convenios son archivos institucionales.
¿Con quién puedo suscribir un convenio?
R// La universidad suscribe convenios con personas jurídicas (únicamente).
¿Puedo solicitar la suscripción de la Carta de Intención para prácticas y pasantías con una institución internacional?
R// No, la Carta de Intención para prácticas y pasantías es autorizada para formalizar una relación institucional académica nacional y de corto tiempo, únicamente. Para prácticas y pasantías internacionales se deberá firmar un convenio.
¿Cómo puedo presentar anexos como los presupuestos o cronogramas?
R// Cuando ingrese al Sistema de Información, en el paso No. 3 sobre suscripción de convenios, al ingresar documentos de representación legal, usted podrá subir hasta cinco (5) documentos, por favor suba en línea este tipo de anexos.
¿Cuánto es el promedio de demora para finalizar y formalizar el trámite de convenio?
R// En la Universidad de La Salle esto dependerá de las aprobaciones, recuerde que un convenio está finalizado cuando ambas partes han firmado el texto. Por favor tenga en cuenta que un convenio internacional puede tardar en ser regresado con la firma de la institución contraparte. Solicite con tiempo de antelación la solicitud a través del Sistema de Información y evite formalizar actividades académicas de sus estudiantes con instituciones con las que aún no existe convenio y siempre tenga en cuenta los convenios suscritos para las actividades académicas de sus estudiantes.
¿Cuándo es cancelada una solicitud de trámite de convenios?
R// Un trámite de convenio podrá ser cancelado por diferentes motivos, que serán notificados de manera oficial a la facultad y programa académico correspondiente, así como el Sistema de Información le generará una notificación acerca de la cancelación del trámite.
¿Puedo hacer cambios en las cláusulas de los modelos o formatos de convenios de otras instituciones?
R// Sí siempre y cuando estos cambios no afecten de alguna manera las relaciones interinstitucionales, y no vayan en contra de los principios de la universidad. Esto solamente se podrá realizar cuando no se tengan en cuenta los formatos de convenios que se encuentran en línea en el Sistema de Información y los cambios que se realicen deberán ser notificados en la DRII de manera escrita. La universidad respeta los Derechos de Propiedad Intelectual. No se firmarán convenios ni acuerdos que estipulen ceder estos derechos a terceros sin la autorización del autor y de la universidad, por lo tanto, no se permite modificar esta cláusula en los formatos de convenios.
¿Qué sucede si la institución contraparte firma inicialmente el convenio sin estar revisado por la universidad?
R// Se podrá realizar el trámite con la aprobación de la facultad, departamento o vicerrectoría y se agradece tener en cuenta que la universidad evita suscribir convenios o acuerdos con firmas escaneadas, dado que todas las firmas deben ser originales. Igualmente, se evita suscribir convenios o acuerdos que contengan fechas de vigencia notablemente anteriores a la firma del mismo.
¿Puedo solicitar la suscripción de un convenio de investigación?
R// Sí, sin embargo, tenga en cuenta que los convenios que estipulen actividades y/o proyectos de investigación serán (cuando se considere) igualmente presentados a través de la DRII ante la Vicerrectoría de Investigación y Transferencia.