Estimado colaborador, esta información es importante para el uso y manejo de activos de la Universidad.
Adquisición por solicitud de compra
Todo activo adquirido por solicitud de compra, debe tener un responsable, el cual será un colaborador activo y/o vigente en la Universidad, que será el encargado de informar cualquier novedad del mismo. Además, debe adjuntar el formato Creación de Activos con sus campos totalmente diligenciados que se encuentra en el SGC.
Movimiento de activos
Debe ser diligenciado en las siguientes condiciones:
a) Devolución
b) Mantenimiento
c)Traslado
d)Practica académica
Devolución
Si se requiere hacer una devolución, se debe diligenciar el Formato Movimiento de Activos, incorporando la información completa que suministre el activo, para que posterior se realice el traslado hacia la bodega, con el fin de hacer la actualización en el SIAF por parte de la oficina de Activos.
Mantenimiento
Cuando se tiene programado mantenimientos externos, acorde a la Orden de Pedido previamente realizada, se debe diligenciar de forma completa el Formato Movimiento de Activos e informar a la Coordinación de Activos mediante un correo electrónico o copia del formato.
Traslado
El traslado se realiza con previa autorización del Jefe de Unidad Académica o Administrativa, quien debe informar a la Coordinación de Activos a través del Formato Movimiento de Activos el propósito que se realiza dicho ajuste para su actualización en el SIAF.
Práctica académica
El responsable de la practica académica debe diligenciar el Formato Movimiento de Activos indicando en las observaciones el nombre e identificación del responsable, el tiempo de duración, y el lugar que permanecerán los activos fuera de la Universidad. Posterior a eso informar a la Coordinación de Activos, para realizar la gestión correspondiente en el SIAF y a la empresa aseguradora.
Pérdida o hurto
Cuando se presente pérdida o hurto de activos, el responsable debe notificar a la Oficina de Compras, Inventarios y Activos mediante una comunicación interna junto con la denuncia expedida por la Policía Nacional de los hechos ocurridos de los elementos hurtados.
Cambio de responsable
Si se presenta un cambio de responsable, por parte de alguna unidad Académica o Administrativa, se debe realizar el Formato Movimiento de Activos, posterior a eso notificar a la Coordinación de Activos, para realizar los respectivos ajustes en el SIAF.
Paz y Salvo
Con el documento emitido por parte de Gestión Humana, la persona que desea tramitar su paz y salvo debe dirigirse a la oficina de Compras, Inventarios y Activos, con el fin de solicitar el inventario correspondiente, para así hacer la entrega al nuevo responsable de los elementos a su cargo.
Reasignación de Activos en Bodega:
Con previa solicitud mediante correo a la Coordinación de Activos, se procede a verificar lo existente en las Bodegas con el fin de seleccionar los elementos y realizar los procedimientos de traslado sea por nosotros, o con ayuda de la División de Infraestructura.
Venta de Bodega
Cuando se presente una venta de bodega con previa anticipación será informada la comunidad Lasallista (estudiantes, empleados y egresados) de dicho evento, para así publicar lo que se tenga en bodega, pues existen también ventas externas.
El día del evento se seleccionarán los elementos a vender, y posterior a eso cada funcionario se les elaborará una Orden de Pago con la cual en las cajas de la Universidad procederá a realizarse el pago.
Para el retiro del elemento adquirido debe tener todos los documentos (Orden de Pago- Factura), con las respectivas firmas para su retiro.
Equipo de trabajo:
Gabriel A. Garcia Arevalo - Director CIA
Jose Antonio Alvarez -Coordinador de Activos
Luis Yamith Mendez - Profesional de Activos
Jhonatan Silva C - Auxiliar de Activos
Brian Steven Aponte - Auxiliar de Activos
